W przypadku otrzymania faktur, które nie odzwierciedlają rzeczywiście wykonanych transakcji lub dostarczonych usług, podmioty gospodarcze, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzące pełną księgowość, stają przed szczególnymi wyzwaniami księgowymi i prawno-podatkowymi. Przede wszystkim, istotne jest rozróżnienie pomiędzy fakturami niezasadnie wystawionymi a fakturami dokumentującymi transakcje, które rzeczywiście miały miejsce. W sytuacji otrzymania faktury, której podstawa wystawienia jest nieuzasadniona – na przykład z powodu braku wykonania określonej usługi – podmiot jest zobowiązany do podjęcia określonych kroków w celu zapewnienia prawidłowości swoich zapisów księgowych oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, jest skontaktowanie się z dostawcą w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. Należy wezwać dostawcę do wystawienia faktury korygującej, która sprowadzi wartość pierwotnie wystawionej faktury do zera, eliminując tym samym nieprawidłowości. Taka prośba o korektę powinna być udokumentowana i zachowana w korespondencji między stronami.
W kwestii ewidencji księgowej, zgodnie z zasadami rachunkowości oraz obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, podmiot otrzymujący niezasadnie wystawioną fakturę powinien zachować szczególną ostrożność. Do momentu otrzymania faktury korygującej, pierwotna faktura nie powinna być ewidencjonowana w księgach rachunkowych jako zobowiązanie, ponieważ nie odzwierciedla ona rzeczywistego zobowiązania wynikającego z wykonanej transakcji lub usługi. Ewidencja taka mogłaby prowadzić do nieprawidłowego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej spółki.
Po otrzymaniu faktury korygującej, zarówno pierwotna faktura, jak i faktura korygująca powinny zostać prawidłowo zaksięgowane w księgach rachunkowych. Ewidencjonowanie obu dokumentów pozwala na zachowanie przejrzystości i śledzalności operacji gospodarczych oraz umożliwia prawidłowe odzwierciedlenie sytuacji finansowej podmiotu w dokumentacji księgowej.
Ponadto, istotne jest, aby w przypadku wszelkich niejasności lub wątpliwości dotyczących prawidłowego postępowania z niezasadnie wystawionymi fakturami, skonsultować się z doradcą podatkowym lub audytorem. Profesjonalne doradztwo pozwoli na uniknięcie potencjalnych błędów księgowych i podatkowych, zapewniając jednocześnie zgodność z obowiązującym prawem i normami rachunkowości.